Как провести проверку библиотечного фонда

Проверка библиотечного фонда обязательна для библиотек. Она нужна, чтобы обеспечить сохранность изданий и документов. Проверка фонда бывает плановой, внеочередной и текущей и проводится в несколько этапов.
В этой статье рассмотрим, как, в какие сроки и какими методами провести проверку.

Когда проверять библиотечный фонд

Периодичность плановой проверки зависит от величины библиотечного фонда и его ценности. Посмотрите таблицу.

Внеплановую проверку библиотечного фонда проведите, если:

• обнаружили хищения, злоупотребления;
• испортили документы;
• случился пожар, произошло стихийное бедствие или другая чрезвычайная ситуация;
• реорганизовали или ликвидировали библиотеку.

Для плановой и внеочередной проверки издайте приказ о создании комиссии. Если штатных сотрудников недостаточно, привлеките для проверки фонда временных работников.

Определите для каждого члена комиссии круг обязанностей.

Как проверять библиотечный фонд

Члены комиссии проверяют учетные документы: инвентарные книги; книги суммарного учета; сопроводительные документы о приеме книг; акты на списание между проверками; акты предыдущих проверок; документы на поступление литературы в период между проверками (в том числе взамен утерянных читателями).

Способ проверки зависит от объема библиотечного фонда, особенностей размещения его в помещении библиотеки, опыта библиотечного персонала. Выберите подходящий:

• по контрольным талонам;
• инвентарным книгам;
• автоматизированный;
• комбинированный.
• 

  Как правило, применяются два вида проверки: с помощью контрольных талонов и по инвентарным книгам. Последний способ — очень трудоемкий, поэтому его целесообразно использовать для библиотек с объемом фонда до 50 тыс. экз. Однако такая проверка максимально точно отражает состояние фонда. Если вы считаете способ приемлемым, привлеките достаточное количество сотрудников для проверки. На время проверки закройте библиотеку, но при этом организуйте приемку книг от читателей.

  В начале проверки сотрудники готовят таблицы инвентарных номеров из расчета одна таблица на тысячу экземпляров плюс одна. Например, если библиотека содержит 5000 экземпляров, надо заготовить 6 таблиц. В таблице отмечают инвентарные номера изданий, находящихся на полке или записанных в читательские формуляры. Затем сверяют таблицы инвентарных номеров с инвентарной книгой. Если в библиотеке несколько инвентарных книг, закрепите ответственных сотрудников за определенными инвентарными книгами. Проверяющие делают отметку в инвентарной книге о наличии издания в библиотеке.

  Важно!!!

  В состав комиссии включите представителя бухгалтерии

  Если найдут списанные издания, их отмечают в специальной графе таблицы, где указывают дату списания, номер акта. Затем готовят список недостающих изданий и составляют акт с объяснительной запиской по итогам проверки. В акте указывают сведения: о количестве документов библиотечного фонда, документов в наличии, документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине.

  В акте указывают номер и дату акта о проведении предыдущей проверки. Акт с приложением списка отсутствующих по неустановленной причине документов подписывают председатель и члены комиссии, утверждает руководитель.

  Что делать, если издания не обнаружили в ходе проверки

  Не обнаруженные издания следует разыскать. Это нужно, чтобы исключить ошибки проверки фонда. Например, издания могли случайно не оказаться на месте, их могли передать в другое подразделение, выдать читателям, отложить для переплета. На эту работу отведите один месяц. Затем комиссия подготовит список не обнаруженных по неустановленным причинам изданий.

  10 лет хранят акты о списании книг и документов

  Убытки и недостачу спишите (пп. 7.4, 7.5 приказа Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).

  Надо ли проводить выборочную проверку ценных и редких изданий, если экстренно передаете библиотечный фонд новому библиотекарю?

  Библиотечный фонд можно передать без проверки — по усмотрению руководства учреждения. Оформите приказ, в котором укажите, почему не будете проводить выборочную проверку. Например: в течение года библиотека провела плановую проверку, объем фонда слишком большой и т. д.
  Однако помните, что новый работник, который принимает библиотечный фонд, вправе потребовать проверку, даже внеплановую. Мало того, он может не подписывать акт приема-сдачи, пока прежний библиотекарь не соберет документы с должников и не погасит задолженность.

  Как оформить результаты проверки

  Результаты проверки отражают:

  • в акте (с объяснительной запиской) проверки библиотечного фонда (посмотрите шаблон в конце статьи);
  • списке недостающих изданий;
  • протоколе, в котором комиссия излагает предложения по возмещению недостающих изданий и дает рекомендации по предотвращению потерь.

  Все документы подписывают члены и председатель комиссии, утверждает руководитель.

  Шаблон акта проверки библиотечного фонда
  Скачать

  Источник: https://e.rukulturi.ru/649439

  (Учреждение культуры №7 /2018)