Пошаговая инструкция для тех, у кого мало опыта проведения онлайн-мероприятий…

13.04.2020

Как организовать и провести событие, которое понравится участникам, и чего лучше не делать, даже если очень хочется.
В чем отличие от обычного мероприятия в Точке кипения

Возможности:
Аудитория не ограничена районом проведения мероприятия, ваш охват — весь мир.
Легкий вход для участников. Не нужно никуда ехать, искать парковку, стоять в очереди на регистрацию, выбирать место в аудитории. Включил трансляцию — и участвуешь.

Сами выбираете удобное время и место проведения. Не нужно зависеть от занятости залов.
Можно записать и переиспользовать материал.

Сложности:
Вы не видите аудиторию, но она видит вас. Важно помнить, что вас смотрят люди, даже если вы рассказываете о захвате мира с любимого дивана.

Меньше возможности обратной связи. Вам не будет видна реакция слушателей, поэтому сложнее скорректировать выступление, если аудитория утомилась или отвлекается.

Зависимость от технических решений. Качество интернета, видео и аудио влияет на то, насколько понравится ваше мероприятие.
Чек-лист организатора онлайн-мероприятия.

Собрали советы, на что обратить внимание на каждом этапе проведения онлайн-мероприятия: от планирования и сбора аудитории до проведения и обратной связи после события. Даже если последнюю неделю все только и делали, что читали статьи по удаленной работе, все равно каждый день организаторы нарушают эти вроде бы простые правила.

Создайте страницу мероприятия
Совет 1. Выберите емкое название
Участники будут видеть название в календаре, рассылках и постах в социальных сетях и по нему принимать решение, зайти на страницу мероприятия или нет. Суть в 60 символах — хорошо, длинный и казенный текст — плохо.
Совет 2. Найдите подходящий по смыслу логотип
Изображение на заставке мероприятия показывается наравне с названием. Это первое, что видит пользователь. Оно должно передавать суть мероприятия и кто его проводит, запоминаться пользователям сайта. Фирменная заставка сообщества — хорошо, фото со стока — плохо.
Совет 3. Составьте нескучное и краткое описание мероприятия
Наиболее охотно пользователи регистрируются на мероприятия, описание которых в 3–4 абзацах дает представление, чем оно полезно для участников, что нового они получат, каковы условия отбора. По нашим данным, в среднем посетители страницы мероприятия просматривают первые 15 строк, а до конца описания в 1800 символов дочитывают только 36%. Кратко, простым языком и про пользу — хорошо, 2 страницы А4 воды — плохо.
Совет 4. Разработайте презентацию и выступление
Совет 5. Продумайте формат и структуру выступления
У вас не будет живой обратной связи во время мероприятия, поэтому не стоит импровизировать, даже если вы привыкли это делать. Заранее продумайте выступление. Так вы не уйдете от темы, а участники получат максимум пользы.
Совет 6. Соберите больше деталей, которые удержат внимание слушателя
«Говорящая голова» страшно утомляет слушателя. Используйте цитаты, мемы, видео и фото, чтобы участники не устали, слушая вас.
Совет 7. Выберите крупный шрифт
У вас не будет проектора для большого экрана, как на офлайновом мероприятии. Лучше сделать минимум текста крупного размера и по сути. Обязательно протестируйте презентацию на ноутбуке и телефоне, ведь именно так ее увидят слушатели.
Совет 8. Добавьте иллюстрации, таблицы и схемы
Структурированная схема или таблица поможет участникам быстрее разобраться в сложном материале, а наглядная иллюстрация — лучше усвоить ваш контент или сделать передышку.
Совет 9. 1 слайд = 1 мысль
«Война и мир» на один слайд все равно не влезет. Чем меньше слов — тем понятнее участникам.
Подготовьте мероприятие
Совет 10. Выберите площадку трансляции
Есть YouTube, открытая встреча в Zoom, GoToWebinar и другие инструменты. Главное, чтобы он был удобен вам и не требовал регистрации участников, а трансляцию можно было экспортировать в YouTube.
Совет 11. Протестируйте весь функционал
Протестируйте функционал площадки и убедитесь, что знаете все: как включать трансляцию, делиться экраном, переключать слайды, останавливать трансляцию.
Совет 12. Заранее дайте ссылку на трансляцию
Как только готова площадка, поставьте ссылку на вашу трансляцию в мероприятие в разделе «Дополнительно» — «Требуется видеотрансляция». Дать ссылку заранее — хорошо. Через 10 минут после заявленного времени старта — плохо.
Совет 13. Проверьте качество звука и скорость интернета
Шуршащий микрофон и плохой интернет — ваши надежные друзья, если ваша задача убить свое выступление. Заранее выберите тихое место проведения с быстрым интернетом, проверьте качество звука и картинки.
Совет 14. Соберите свою аудиторию
Совет 15. Ставьте понятные темы
В идеале тема мероприятия не требует дополнительных пояснений: всем понятно, на кого оно рассчитано и что будут делать пользователи.
Совет 16. Сначала позовите ту аудиторию, что у вас уже есть
Аудитория есть у каждого. Эффективнее пополнять ее, чем каждый раз формировать заново. Пригласите участников прошлых событий, тех, с кем сами были на мероприятиях, подписчиков и друзей. Самый простой способ — сделать емейл-рассылку с анонсом и ссылкой на регистрацию.
Совет 17. Задействуйте соцсети и профессиональные сообщества
Опубликуйте анонс мероприятия в социальных сетях и профессиональных сообществах, в которых крутится ваша аудитория.
Совет 18. Используйте рекламу, когда есть возможность
Если есть бюджет, дайте рекламу вашего мероприятия в тех социальных сетях, новостных и поисковых ресурсах, которыми пользуется ваша аудитория. Не забудьте поставить ссылку на страницу события. Вам смешно, а каждый пятый забывает.
Совет 19. Напоминайте
Часть организаторов боится быть назойливыми, но среди тех, кто сам зарегистрировался на мероприятие, напоминание чаще вызывает благодарность, чем раздражение. Если не хотите беспокоить участников, перед мероприятием они получат автоматическое письмо-напоминание. А если все же захотите прислать им дополнительную информацию, сделайте рассылку сами или через поддержку.
Совет 20. Начинайте чуть раньше
Когда человек в сети, ему слишком легко уйти смотреть видео с котиками, если трансляция не началась вовремя. Лучше выйти на связь за 5 минут до старта и разогреть аудиторию, чем потерять участников.
Совет 21. Держитесь курса
Придерживайтесь плана выступления. Даже если осенила гениальная мысль, не уходите от темы. Важно держать тайминг и сохранять ритм выступления. Многие гении экспромта признаются, что заучивали наизусть первые выступления.
Совет 22. Пригласите другого спикера или эксперта
Диалог слушать легче, чем монолог, особенно если мнения спикеров чуть-чуть расходятся. Пригласите коллегу провести мероприятие с вами и увидите, как оживится аудитория.
Совет 23. Зовите на помощь
Сложно одновременно следить за звуком, переключать слайды и давать советы опоздавшим. Никто так и не делает. Поэтому, если есть возможность, попросите другого человека следить за трансляцией, пока вы выступаете. Так вы избежите технических накладок и не будете отвлекаться.
Держите связь после мероприятия
Совет 24. Поддержите интерес к себе полезными материалами
Поделитесь презентацией, кейсами, фото и статьями через сервис Welcome. Материалы будут доступны 2 месяца, и каждый участник сможет их дополнить своей подборкой.
Совет 25. Приветствуйте обратную связь
Часть организаторов отказывается от обратной связи, потому что боится негативных отзывов. Но, когда вы не видите свою аудиторию, этот источник информации необходим вам как никогда. Посмотрите в сервисе быстрых вопросов PNP, что в вашем мероприятии понравилось аудитории, а где точки роста. Результаты доступны по ссылке https://pnp.leader-id.ru/poll/stats/номер вашего мероприятия.
Совет 26. Сделайте видеозапись
Не забудьте сохранить трансляцию, когда закончите мероприятие. Так она останется доступной на сайте и будет привлекать новую аудиторию, а вы сможете использовать записанное видео.
Совет 27. Платформа дает вам возможность делать рассылки участникам ваших мероприятий
Не стесняйтесь напоминать о себе: сделайте опрос о том, какая тема следующего мероприятия им интересна, расскажите о своих планах или спросите совета. Когда вы заведете новое мероприятие, ваша аудитория будет уже готова.